advertentie Delta Fiber week 49 header

Hoe de gemeente bijna alles fout doet bij het inhuren van manager

Venlo staat er slecht voor halverwege 2017. In mei van dat jaar wordt ontdekt dat er een miljoenentekort is ontstaan in het sociaal domein. Gemeentes nemen vanaf 2016 de verantwoordelijkheid hiervoor over van het Rijk. Met name de uitvoering van de jeugdzorg kost de gemeente Venlo veel meer dan verwacht. 

In mei wordt bekend dat het tekort over het jaar ervoor bijna 12 miljoen euro bedraagt. Het onvoorziene tekort leidt tot een enorme politieke chaos. In een tumultueuze gemeenteraadsvergadering aan de vooravond van Hemelvaart treden de verantwoordelijke wethouders Vera Tax (Sociale Zaken) en Wim van den Beucken (Financiën) af. Ook gemeentesecretaris Piet Lucassen legt een paar weken daarna zijn functie neer. De tekorten over 2016 en 2017 lopen op tot bijna 25 miljoen euro.

De gemeenteraad wil snel orde op zaken. Behalve inzicht in de financiële stand van zaken via periodieke rapportages, wordt aangedrongen op de komst van een interim-manager. Raadslid Ineke Hendrickx (GroenLinks) heeft het over de behoefte aan een “brandweercommandant”: 'Iemand met ervaring op sociaal domein, die zorg en ambtelijke organisatie bijeen kan brengen.'  

Realistisch kostenplaatje

In de vergadering van 8 juni waarin de gemeenteraad de wens voor een brandweerman of -vrouw onderstreept laat het college weten al bezig te zijn met een zoektocht naar zo’n persoon. Voor het inhuren van externen gelden heldere regels die in Venlo zijn vastgelegd in een strategisch inkoopkader. Om te kunnen bepalen welke procedure gevolgd moet worden is vooraf een realistische raming van de totale te verwachten kosten nodig. Deze kostenraming zou het uitgangspunt moeten zijn voor het te kiezen aanbestedingstraject. Hoe hoger het bedrag, hoe breder de opdracht moet worden uitgezet. Voor diensten boven 209.000 euro moet Europees worden aanbesteed.

Geen offertes opgevraagd

Deskundigen aanbededingsrecht betwijfelen of er vooraf daadwerkelijk een realistische kostenraming is gemaakt. In de begroting wordt een budget opgenomen van 150.000 euro voor heel 2017 en 2018. De twijfel van de deskundigen wordt gerechtvaardigd door de werkelijke kosten. In twee jaar tijd factureert de interim-manager maar liefst 523.063 euro: tweeënhalf keer de Europese aanbestedingsnorm. ‘Ik vrees dat de geraamde waarde bewust onder de aanbestedingsdrempel is gehouden’, stelt bijzonder hoogleraar aanbestedingsrecht Huib van Romburgh van de Rijksuniversiteit Groningen. 

Maar zelfs bij een waarde tot 150.000 euro was een procedure nodig met meerdere partijen. Het gemeentebestuur laat weten dat zo’n procedure wordt gevolgd, maar die informatie klopt niet. In werkelijkheid vindt er helemaal geen aanbesteding plaats waarbij ten minste twee partijen een offerte met een financiële onderbouwing overleggen. 
De gemeente benadert in plaats daarvan vier partijen telefonisch voor de interim-klus. Van drie partijen is daarna een ‘kwalitatieve aanbieding op basis van het cv’ ontvangen. Aan de adviesbureaus wordt niet gevraagd om daadwerkelijk een offerte op te maken. Aan de hand van de cv’s besluit de gemeente om door te gaan met Sharper Match. De twee andere bureaus waarvan een cv ontvangen is, zijn Keizers & Visser en Berenschot. Beide partijen willen geen vragen beantwoorden over het proces of het contact met de gemeente Venlo.

Het is natuurlijk erg moeilijk, zo niet schier onmogelijk, als je een mannetjesputter op het oog hebt om deze via een Europese aanbestedingsprocedure in te huren.

• Huib van Romburgh, hoogleraar aanbestedingsrecht


Mannetjesputter

De gemeente kan geen documentatie overleggen met een onderbouwing waarom Sharper Match de beste partij is van de adviesbureaus waarmee contact is geweest. Ook andere documenten zoals een omschrijving van de opdracht en een overzicht van selectiecriteria waarop kandidaten worden beoordeeld zijn er niet. Dit zijn wel voorwaarden in een aanbestedingsprocedure. 

Aanbestedingsprofessor Van Romburgh heeft wel een vermoeden van de gang van zaken. ‘De gemeente had een doortastende puinruimer nodig. Dan ben je op zoek naar iemand in wie je vertrouwen hebt, van wie je denkt dat hij het kan en waarmee je door een deur kunt’, zegt hij. ‘Tot juli 2016 was dat geen probleem, in die tijd viel inhuur van externen nog onder een andere categorie. Daarvoor golden feitelijk geen procedurele regels. Na juli 2016 is de regelgeving op dit punt gewijzigd en vallen dit soort inhuuractiviteiten onder de reguliere aanbestedingsregels. Dat maakt het onder sommige omstandigheden, zoals in dit geval, lastig. Het is natuurlijk erg moeilijk, zo niet schier onmogelijk, als je een mannetjesputter op het oog hebt om deze via een Europese aanbestedingsprocedure in te huren.’

Hijzelendoorn of Sharper Match?

Was Hijzelendoorn vanaf het begin de beoogde mannetjesputter? Negeerde de gemeente de regels om hem aan te kunnen nemen? Op vragen wie de gemeente als eerste benaderde - Jan Hijzelendoorn of Sharper Match - stelt de gemeente: ‘Sharper Match uiteraard. We hebben partijen benaderd, geen individuen.’ Toch laten de mails waarin de drie partijen hun cv aanbieden aan de gemeente een ander beeld zien. 

Omroep Venlo heeft de mails in bezit, maar wel in geanonimiseerde vorm. De namen en e-mailadressen van afzenders en ontvangers zijn weggelakt. Toch kan de vroegst verstuurde mail van 26 mei 2017 van niemand anders zijn dan van Hijzelendoorn zelf. Bij de aanbieding van zijn cv en een overzicht van wat hij voor Venlo kan betekenen oppert híj de inzet van Sharper Match. Er staat ‘Belangrijk is daarbij aan te geven dat voor diep inhoudelijke kennis over met name de WMO en Jeugdzorg, ik gebruik zal maken van ons bedrijf Sharper Match.’ Hieruit blijkt dat de gemeente wel degelijk eerst contact legde met de verzender van de mail en niet met het bedrijf Sharper Match. Er wordt een vrijblijvend gesprek voorgesteld waarbij ook een vertegenwoordiger van Sharper Match zal aansluiten.  

Pas in de week na deze mail legt de gemeente telefonisch contact met de andere bureaus. De mail van Keizers & Visser verwijst letterlijk naar een telefoongesprek dat heeft plaatsgevonden op 1 juni. Het cv van Berenschot is gedateerd op 6 juni en de begeleidende mail verwijst naar telefonisch contact de week daarvoor. Hijzelendoorn werd dus op een ander moment benaderd dan de concurrerende bureaus.

Ook opvallend is de toon en stijl van de mails. Waar Berenschot en Keizers & Visser de zakelijke stijl hanteren die je verwacht in dit soort communicatie, is dit bij de mail van Hijzelendoorn niet het geval. Zijn mail begint met “Goedemorgen”, in plaats van het formele “Geachte heer” in beide andere mails. Ook tutoyeert hij bij zijn afsluiting: “Ik hoop snel iets van je te horen.”

“Ga eens met Jan praten, dit is een kolfje naar zijn hand”

• Jan Hijzelendoorn


Via-via

Hijzelendoorn laat op vragen over zijn aanstelling weten via-via in contact te zijn gekomen met de Venlose gemeentesecretaris. Een Noord-Brabantse directeur had Hijzelendoorn getipt bij het Venlose bestuur. ‘Met die directeur had ik in de Drechtsteden een wat ingewikkelde klus geklaard. Hij heeft de interim-gemeentesecretaris gezegd: “Ga eens met Jan praten, dit is een kolfje naar zijn hand”’, vertelt Hijzelendoorn. 

Ook de Venlose burgemeester Antoin Scholten heeft een verleden in de Drechtsteden. Hij was hiervoor burgemeester van een van die Drechtsteden, namelijk Zwijndrecht. In zijn ambtsperiode werd in 2011 een servicecentrum opgericht voor het samenwerkingsverband tussen de Drechtsteden. Van de opening in juni 2011 tot januari 2014 was Hijzelendoorn de eerste directeur van het servicecentrum. Uit die tijd kent Hijzelendoorn Scholten ook. ‘Maar zo is het contact dus niet ontstaan’, zegt hij. ‘Ik heb een intake gehad bij de gemeente na die tip van de Noord-Brabantse directeur. Die is anders gegaan dan normaal. Bij de rest worden cv’s gedaan en vervolgens wordt een keus gemaakt. Ik heb hier aan de voorkant gezegd: als je dit succesvol wilt doen, dan moeten we het op déze manier aanpakken. Ik heb daar vooraf een volledige methodiek op tafel neergelegd. Ook heb ik meteen commitment gevraagd van het ambtelijke en bestuurlijke apparaat en dat is goed gevallen. Een gelukkig huwelijk, zogezegd.’

LinkedIn Jan Hijzelendoorn

Stevig aanspreekpunt

De klus zou volgens de stukken enkele maanden in beslag moeten nemen. Sharper Match krijgt in juli 2017 een contract tot het einde van datzelfde jaar. Jan Hijzelendoorn wordt namens Sharper Match voor drie dagen in de week ingezet om het miljoenentekort van de gemeente weg te werken.

Het adviesbureau moet het gemeentelijke projectmanagement versterken en een 'stevig aanspreekpunt zijn voor het bestuur', zo staat in het takenpakket omschreven. De opdracht van Sharper Match kan niet binnen de eerste contracttermijn worden voltooid. Het contract wordt vanaf januari 2018 dan ook verlengd. Volgens Hijzelendoorn is bij aanvang van de klus al een planning neergelegd die betrekking had op meerdere jaren. ‘De klus liep precies op tempo. We hebben aan de voorkant een traject afgesproken met wat we wilden bereiken. In 2017: zicht op de situatie, 2018: grip op de situatie, 2019: verliezen teruggedrongen en rapportages adequaat en 2020: evenwicht in inkomsten en uitgaven. Deze doelen zijn meer dan gehaald. Er zijn zelfs betere resultaten bereikt dan dat. Venlo schrijft nu gewoon zwarte cijfers. Als gemeente hebben ze dat heel slim gedaan. Het zijn resultaten waar andere gemeentes meer dan jaloers op zijn.’

In mijn positie vragen ze of je kan en tegen welke condities. Als de andere partij dan ja zegt, ga ik ervan uit dat het aan die kant goed wordt afgeregeld.

• Jan Hijzelendoorn


Onrechtmatig

De gemeente krijgt een gepeperde rekening voor het werk van Sharper Match. Na acht maanden inhuur rijzen de kosten al de pan uit en is er voor ruim twee ton gefactureerd, zo blijkt uit de documenten. De inhuur van Sharper Match dreigt hierdoor problematisch te worden. Door het contract van Sharper Match vanaf 1 april 2018 nogmaals te verlengen wordt de volledige inhuur vanaf juli 2017 onrechtmatig omdat het Europese drempelbedrag overschreden wordt, zo stelt het gemeentebestuur zelf in een collegevoorstel over die verlenging. Ondanks deze schending wordt toch het besluit genomen om door te gaan met Sharper Match.

Alternatieven geen optie

De redenen die worden aangevoerd om de wet te overtreden, worden in het collegevoorstel op een rijtje gezet. Er wordt aangevoerd dat de situatie dermate urgent is dat een verandering niet wenselijk is. Een nieuwe aanbestedingsprocedure kost tijd die er niet is. Hijzelendoorn is op dat moment bovendien zodanig ingewerkt dat de directie het niet ziet zitten om met een andere partij dit proces over te doen. Ook hebben Hijzelendoorn en Sharper Match het vertrouwen van medewerkers, directie, college en raad, zo wordt betoogd. De gemeente heeft zich met andere woorden in een positie gemanoeuvreerd waarin zij afhankelijk is geworden van Sharper Match en alternatieven eigenlijk geen reële optie meer zijn. Daarom wordt geadviseerd om toch tot verlenging over te gaan en de regels dan maar te negeren.

Hijzelendoorn ziet hoe dat in de praktijk werkt. ‘Naarmate je langer bezig bent, ga je over bepaalde financiële drempels heen. Door middel van een collegebesluit kun je er vanwege zwaarwegende redenen voor kiezen om een regel tijdelijk niet toe te passen. Ik neem aan dat men dat gedaan heeft. Ik hoef niet voor de bewijslast aan die kant te zorgen.’ Hijzelendoorn zegt dat de gemeente niet met hem gesproken heeft over de schending van aanbestedingsregels. ‘In mijn positie vragen ze of je kan en tegen welke condities. Als de andere partij dan ja zegt, ga ik ervan uit dat het aan die kant goed wordt afgeregeld. Volgens mij is dat ook gebeurd.’ 

Hijzelendoorn vervolgt: ‘Het is ook een kwestie van lasten en baten. Enerzijds wil je structureel 25 miljoen bezuinigen en dat dreigt ook te lukken. Anderzijds is dat nog niet geborgd in de organisatie zonder de inzet van de interimmer. Dan is het een bestuurlijke afweging om niet binnen die regels te blijven, die ik in dit geval prima kan begrijpen.’

Contract voor langere periode

Er wordt in april 2018 daarom een nieuw contract opgesteld dat voorziet in inhuur tot uiterlijk 30 juni 2019. Een beduidend langere periode dan het eerdere contract. In het nieuwe contract wordt een clausule opgenomen die het mogelijk maakt om tussentijds per maand op te zeggen, mocht het werk eerder voltooid zijn. Van vervroegde opzegging komt in de praktijk echter niets terecht. De laatste factuur van Sharper Match wordt namelijk pas in augustus 2019 betaald, ver na de datum van het contract.

Vanuit Europa is er wel aangedrongen op een onafhankelijke toezichthouder, juist om corruptie tegen te gaan.

• Elisabetta Manunza, hoogleraar aanbestedingsrecht


Voorstel geheim voor raad

Het betreffende collegevoorstel krijgt de status van kabinetsstuk, wat betekent dat het niet openbaar beschikbaar wordt gesteld. Ook niet aan de gemeenteraad. Gemeentelijke stukken mogen alleen geheim blijven als hier zwaarwegende redenen voor zijn, bijvoorbeeld als deze een gevaar vormen voor de veiligheid, of als bedrijfsgevoelige informatie op straat zou komen te liggen. Volgens de gemeente is dat hier dan ook het geval. ‘Personele zaken zijn altijd kabinet. Dat heeft te maken met de eerbiediging van de persoonlijke levenssfeer. Daarnaast bevat het collegevoorstel bedrijfsgegevens van derden, en ook dat is een grond voor vertrouwelijkheid.’

Volgens de gemeente is in het collegevoorstel goed uitgelegd waarom de keuze gemaakt is ‘om van de regels af te wijken’. Ook wordt in antwoord op vragen van Omroep Venlo verwezen naar de goedkeuring die de raad heeft gegeven aan de jaarstukken van 2018, waarin de kostenoverschrijding die volgt uit de inhuur volgens de gemeente is opgenomen.

Bijzin in jaarstukken

In de financiële rapportage van 2018 staat feitelijk alleen dat er veel meer inhuur heeft plaatsgevonden dan volgens de eigen norm zou mogen. De overschrijding wordt in een bijzin toegeschreven aan meerdere factoren waaronder de inhuur op het sociaal domein. Letterlijk staat er: ‘Oorzaken van deze mogelijke overschrijding zijn het flexibel invullen van tijdelijke formatieplaatsen, piekbelastingen (flexibele schil) en inhuur op leidinggevende functies onder andere in het sociaal domein.’ Nergens kan de gemeenteraad hieruit opmaken dat er Europese regels worden overtreden en dat er in werkelijkheid dan al tonnen zijn overgemaakt aan Sharper Match.

Door het collegevoorstel geheim te houden en de overschrijding van de kosten in een bijzin weg te schrijven in de financiële jaarstukken is de gemeenteraad als controlerend orgaan buitenspel gezet.

Integriteitsschending van de overheid

Het Venlose college stelt in het geheime collegestuk uit 2018 dat het nog onduidelijk is of de overtreding van de Europese aanbestedingsregels financiële consequenties kan hebben. Twee jaar later blijkt dit niet het geval te zijn. Hoogleraar Europees en internationaal aanbestedingsrecht aan de Universiteit Utrecht Elisabetta Manunza noemt de casus een integriteitsschending van de overheid. ‘Als alles volgens de regels verloopt, kunnen benadeelde partijen beroep aantekenen als er in hun ogen iets niet goed gaat. Als er gegund wordt zonder dat de andere partijen op de hoogte zijn van de omstandigheden - zoals hier het geval is - is dat onmogelijk. '

Een onafhankelijke toezichthouder voor dit soort zaken ontbreekt in Nederland. Manunza vindt dit een grote tekortkoming omdat dit corruptie in de hand werkt. ‘Vanuit Europa is er wel aangedrongen op een onafhankelijke toezichthouder, juist om corruptie tegen te gaan.’ Niemand kan de gemeente Venlo dus op de vingers tikken voor het overtreden van de wet.

Brandweerman als ambtenaar

De hele situatie had bovendien met een zeer eenvoudige beslissing voorkomen kunnen worden. De brandweercommandant had voor de duur van zijn opdracht gewoon in dienst kunnen komen van de gemeente. Van Romburgh: ‘Daar is met een hoge schaal en toeslagen veel in te regelen en dan was er geen aanbestedingsrechtelijk probleem geweest.’ Ook was de gemeente hiermee aanzienlijk goedkoper uit geweest.


Dit verhaal werd mede mogelijk gemaakt door het Stimuleringsfonds voor de Journalistiek. Omroep Venlo, Dtv, Studio040 en WOS Media werken gezamenlijk aan lokale onderzoeksjournalistiek.